Työnhakijoita koskeva tietosuojaseloste
Työnhakijoita koskeva tietosuojaseloste
Tässä työnhakijoita koskevassa tietosuojaselosteessa (”seloste”) kuvataan LeasePlanin käytännöt, jotka liittyvät henkilötietoihin (”henkilötiedot”), joita keräämme eri LeasePlanin maayhtiöiden verkkosivustojen uraosiossa ja verkon ulkopuolella LeasePlan Corporation N.V.:lle tai jollekin sen tytäryhtiölle tehdyn työ- tai harjoittelupaikkahakemuksen yhteydessä [https://www.leaseplan.com] (jäljempänä yhteisesti ”LeasePlan”). Urasivusto ei ole tarkoitettu alle 16-vuotiaille.
Muualla LeasePlanin ja sen maayhtiöiden verkkosivustoilla toimitettuja henkilötietoja käytetään LeasePlanin yleisen verkossa toimitettuja tietoja koskevan tietosuojaselosteen mukaisesti.
MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄÄMME?
Kerättävät henkilötiedot ovat hakemuksen yhteydessä annettuja tietoja, muun muassa
- nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja muut yhteystiedot
- työluvan tila
- CV, ansioluettelo, hakemuskirje, aikaisempi työkokemus ja koulutustiedot
- osaaminen
- ammatilliset ja muut työhön liittyvät luvat ja todistukset
- suosituksiin liittyvät tiedot ja
- kaikki muut hakijan LeasePlanille antamat tiedot (esim. työtoiveet, siirtohalukkuus, nykyinen palkka, palkkatoive, palkinnot tai jäsenyydet).
LeasePlan on yhdenvertaiset mahdollisuudet tarjoava työnantaja eli se tarjoaa yhtäläiset työllistymismahdollisuudet kaikille hakijoille. Joissakin tapauksissa meidän on kysyttävä hakijoiden rotuun / etniseen alkuperään, sukupuoleen ja vammaisuuteen liittyviä kysymyksiä rekrytointiprosessin, jotta voimme seurata yhtäläisten mahdollisuuksien toteutumista. Jos sitä ei edellytetä laissa, hakijaa voidaan myös pyytää antamaan kyseiset tiedot. Tietojen antaminen on vapaaehtoista. Kyseessä olevassa työpaikkailmoituksessa ilmoitetaan, ovatko tiedot pakollisia vai vapaaehtoisia. Muussa tapauksessa toivomme, että hakija ei lähetä tietoja, jotka voidaan katsoa arkaluonteisiksi tiedoiksi sovellettavan lain nojalla, ellei kyseisiä tietoja edellytetä lakisääteisesti. Arkaluonteisia tietoja ovat muun muassa rotu, uskonto, etninen alkuperä, kansalaisuus tai kansallinen alkuperä, ikä, sukupuoli-identiteetti, sukupuolielämä tai siihen liittyvät käytännöt tai seksuaalinen suuntautuminen, siviilisääty, terveystiedot (myös vammaisuus), geneettiset tai biometriset tiedot, biometriset mallit, poliittiset tai filosofiset vakaumukset, puolueen tai ammattiliiton jäsenyys, veteraaniasema, taustaselvitys, oikeudelliset tiedot, kuten rikosrekisteri tai tiedot muista oikeudellisista tai hallinnollisista menettelyistä.
Kaikkien urasivuston kautta toimitettavien tietojen on oltava todenmukaisia ja täydellisiä eivätkä ne saa olla harhaanjohtavia. Epätäsmällisten, epätäydellisten tai harhaanjohtavien tietojen toimittaminen voi johtaa hakemuksen hylkäämiseen hakuprosessissa tai kurinpitotoimiin, muun muassa työsuhteen välittömään purkamiseen. Hakijan on myös varmistettava, että toimitetut tiedot eivät riko kolmannen osapuolen oikeuksia.
Jos hakemuksen osana toimitetaan suosituksen antajan tai muun henkilön henkilötietoja, hakijan on varmistettava, että kyseiseltä henkilöltä on saatu suostumus ennen tietojen toimittamista LeasePlanille.
MITEN KERÄÄMME HENKILÖTIETOJA?
LeasePlan ja sen käyttämät palveluntarjoajat keräävät henkilötietoja usealla eri tavalla. Esimerkiksi:
- Urasivustolla
- Henkilötietoja kerätään urasivustolla esimerkiksi silloin, kun ansioluettelo toimitetaan tai haetaan työpaikkaa.
- Verkon ulkopuolella
- Henkilötietoja kerätään verkon ulkopuolella esimerkiksi silloin, kun ansioluettelo lähetetään postitse tai henkilötietoja annetaan puhelimitse.
- Muista lähteistä
- Henkilötietoja kerätään kolmansilta osapuolilta, kuten sivustoilta LinkedIn, Indeed, Jooble, Jobrapido ja Careerjet sekä rekrytointitoimistojen kautta
- Hakemukseen liittyvää taustaselvitystä varten LeasePlan hankkii sovellettavan lain sallimissa rajoissa hakijasta tietoa muista lähteistä, joita ovat muun muassa
- suositukset
- aikaisemmat työnantajat ja
- Evästeiden ja muiden seurantatekniikoiden avulla LeasePlan ja sen palveluntarjoajat käyttävät evästeitä ja vastaavia tekniikoita urasivustolla. Lisätietoa on evästeitä ja vastaavia tekniikoita koskevassa selosteessa .
MITEN KÄYTÄMME HENKILÖTIETOJA?
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään yhdestä tai useammasta seuraavasta syystä:
- tietoja tarvitaan hakijan pyynnöstä ennen työ- tai harjoittelusopimuksen tekemistä toteuttaviin toimenpiteisiin
- tiedot ovat LeasePlanille erityisen tärkeitä ja niiden käsittely on lainmukaista oikeutetun edun puitteissa
- lakisääteisen velvoitteen täyttäminen
- hakija on antanut tiedot vapaaehtoisesti ja antanut suostumuksensa niiden käsittelyyn.
Kun kerääminen tai käsittely perustuu hakijan suostumukseen, hakija voi vapaasti kumota tai peruuttaa suostumuksen milloin tahansa, eikä siitä tule hakemukselle seuraamuksia sovellettavan lain sallimissa rajoissa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta kyseiseen suostumukseen perustuvan käsittelyn lainmukaisuuteen ennen sen peruuttamista.
Hakijan urasivustolla toimittamia tietoja käytetään LeasePlanin yleisessä henkilöstön rekrytoinnissa, hallinnoinnissa ja suunnittelussa sovellettavan lain sallimissa rajoissa seuraaviin tarkoituksiin:
- Hakemuksen käsittely. LeasePlan toteuttaa nämä toimet mahdollisen sopimussuhteen hallinnointia varten, kun sen tekemiseen on oikeutettu etu.
- Hakijan valmiuksien ja pätevyyden arviointi. LeasePlan toteuttaa nämä toimet mahdollisen sopimussuhteen hallinnointia varten, kun sen tekemiseen on oikeutettu etu.
- Suositusten tarkastaminen. Tiettyjä työpaikkoja varten on toimitettava erityisiä suosituksia, jotka luetellaan kyseisessä työpaikkailmoituksessa. Näissä tapauksissa tietoja käytetään suositusten tarkastamiseen. LeasePlan toteuttaa nämä toimet lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai silloin, kun sen tekemiseen on oikeutettu etu.
- Yhteydenpito hakijan kanssa. Hakijan kanssa pidetään yhteyttä hakemuksen osalta, ja LeasePlan lähettää hakijalle tietoa urasivustosta ja ehtojen ja käytäntöjen muutoksista. LeasePlan toteuttaa nämä toimet mahdollisen sopimussuhteen hallinnointia varten.
- Kaikkien sovellettavien lakien tai määräysten noudattaminen tai noudattamisen seuranta. LeasePlan toteuttaa nämä toimet lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai silloin, kun sen tekemiseen on oikeutettu etu. Lakien noudattaminen voi koskea myös muita kuin hakijan asuinmaan lakeja.
- Työsuhdetta edeltävien taustaselvitysten tekeminen. Tietyissä työpaikoissa on tehtävä työsuhdetta edeltävä taustaselvitys, josta kerrotaan kyseisessä työpaikkailmoituksessa. Tällaisessa tapauksessa tietoja käytetään taustaselvityksen tekemiseen, jos työpaikkaa tarjotaan. LeasePlan toteuttaa nämä toimet lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tai silloin, kun sen tekemiseen on oikeutettu etu.
- Oikeutetut liiketoimintatarkoitukset. Kun LeasePlanilla on sen tekemiseen oikeutettu etu, esimerkiksi hallinnollisiin tarkoituksiin, sisäiseen koottuun hallintoraportointiin tai sisäiseen koulutukseen.
- Hakijan suostumuksella, mutta vain silloin, kun pyydetään tietoja, jotka hakija voi toimittaa vapaaehtoisesti, kuten suostumus moninaisuutta koskevien tietojen käsittelyyn rekrytointiprosessin yhtäläisten mahdollisuuksien seuraamiseksi tai ansioluettelon säilyttämiseksi kansainvälisessä hakijatietokannassa tulevia työmahdollisuuksia varten.
Jos LeasePlan palkkaa hakijan, hakemuksen yhteydessä kerätyt tiedot voidaan liittää henkilöstöjärjestelmään ja käyttää uusia tulokkaita koskevan prosessin hallinnoimiseksi. Kaikista tällaisista tiedoista tulee osa työntekijätiedostoa, ja niitä käytetään muihin työsuhteeseen liittyviin tarkoituksiin.
Henkilötietojen toimittaminen urasivuston kautta on vapaaehtoista. Jos hakija ei kuitenkaan toimita riittävästi tietoja, LeasePlan ei ehkä pysty ottamaan työhakemusta huomioon tai, jos hakija palkataan, LeasePlan ei ehkä pysty käsittelemään mahdollista ylennystä, siirtoa tai uudelleensijoittamista.
KENELLÄ ON PÄÄSY TIETOIHINI?
Henkilötietoihin pääsy rajoitetaan henkilöihin, joiden on saatava tiedot liiketoimintaa varten tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten. Näitä henkilöitä ovat muun muassa rekrytointi-, henkilöstö- ja tietotekniikkaosastojen henkilöstö ja haastattelusta ja haettavasta työpaikasta vastaavan osaston henkilöstö.
LeasePlan jakaa henkilötietoja myös ulkopuolisille palveluntarjoajille niiden LeasePlanille tarjoamien palvelujen mahdollistamiseksi. Näitä palveluja ovat muun muassa urasivuston ylläpito ja käyttö, rekrytointituki ja taustaselvityksen käsittely.
MIKSI HENKILÖTIETOJA VOIDAAN SIIRTÄÄ KOLMANSIIN MAIHIN?
LeasePlan on maailmanlaajuinen palveluntarjoaja, jolla on asiakkaita ja toimipaikkoja ympäri maailmaa. Hakemusta varten käsiteltävät henkilötiedot voidaan siirtää LeasePlanin organisaatioille ja palveluntarjoajille, jotka sijaitsevat muissa maissa kuin hakijan asuinmaassa. Näin voidaan ottaa huomioon kaikki LeasePlanin avoimet työpaikat. Joidenkin maiden katsotaan tarjoavan EU:n vaatimuksia vastaava henkilötietojen suojan riittävä taso. Näistä riittävän suojan tarjoavista maista on luettelo täällä. Henkilötietojen siirtämiseksi muihin maihin LeasePlan on ottanut käyttöön asianmukaiset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi, muun muassa sitovat konsernin laajuiset säännöt. Näistä toimenpiteistä voi saada jäljennöksen ottamalla yhteyttä LeasePlaniin jäljempänä olevan osan kohdassa ”Yhteydenotto tai valitukset” olevaan osoitteeseen tai tästä linkistä.
KENELLE TIETOJANI LUOVUTETAAN?
Henkilötietoja käytetään ja luovutetaan myös silloin, kun se on välttämätöntä tai tarkoituksenmukaista erityisesti oikeudellisen velvoitteen tai oikeutetun edun perusteella seuraavissa tarkoituksissa:
- Julkiset ja valtion viranomaiset pyytävät sitä.
- Viranomaiset voivat olla muun alueen kuin asuinmaasi viranomaisia.
- Toimiminen yhteistyössä lainvalvontaviranomaisten kanssa.
- Esimerkiksi kun LeasePlan saa lainvalvontaan liittyviä pyyntöjä ja määräyksiä.
- LeasePlanin sopimusehtojen täyttäminen.
- LeasePlanin, LeasePlanin osakkuusyritysten, sinun tai muiden henkilöiden oikeuksien, tietosuojan, turvallisuuden tai omaisuuden suojaaminen.
MITEN KAUAN TIETOJANI SÄILYTETÄÄN?
Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään enintään vuoden tai lyhyemmän ajan, jos sitä edellytetään sovellettavassa laissa. Jos sitä edellytetään sovellettavassa laissa, LeasePlan pyytää hakijan suostumusta henkilötietojen säilyttämiseen edellä mainituksi säilytysajaksi. LeasePlan tuhoaa henkilötiedot säilytysajan jälkeen.
MITEN TIETONI TURVATAAN?
LeasePlan on ryhtynyt kohtuullisiksi katsottaviin organisatorisiin, teknisiin ja hallinnollisiin toimiin henkilötietojen suojaamiseksi organisaatiossaan. Valitettavasti tietojen siirto- tai säilytysjärjestelmät eivät ole koskaan täysin turvallisia. Jos hakijalla on syytä uskoa, että yhteydenpito LeasePlanin kanssa ei ole enää turvallista, LeasePlanille on ilmoitettava siitä välittömästi jäljempänä olevan osan ”Ota yhteyttä” mukaisesti.
LeasePlan sanoutuu näin ollen paikallisten lakien sallimissa rajoissa irti kaikesta LeasePlanin ja sen osakkuusyritysten ja alihankkijoiden vastuusta kaikista hakemuksen yhteydessä kerätyistä henkilötiedoista, jotka katoavat, joita väärinkäytetään, joita käytetään lainvastaisesti, joita luovutetaan, muutetaan tai tuhotaan tai joita ei toimiteta oikea-aikaisesti urasivustolle.
KOSKEEKO TÄMÄ SELOSTE KOLMANSIEN OSAPUOLIEN VERKKOSIVUSTOJA?
Tässä selosteessa ei käsitellä kolmansien osapuolien yksityisyys-, tiedotus- tai muita käytäntöjä eikä LeasePlan ole niistä vastuussa. Tämä koskee myös kaikkia kolmansia osapuolia, jotka ylläpitävät verkkosivustoa tai palvelua, johon urasivustolta on linkki. Linkin sisältyminen urasivustolle ei tarkoita, että LeasePlan tai sen osakkuusyritys hyväksyy sivuston tai palvelun, jolle linkki johtaa.
ENTÄ JOS OLEN JO TYÖSSÄ LEASEPLANILLA?
Jos hakija työskentelee tällä hetkellä LeasePlanilla tai jossakin sen osakkuusyrityksessä, urasivustoa voi käyttää toisen työn hakemiseen LeasePlanilla. Jos hakija hyväksyy toisen työn, etuohjelmat ja henkilöstökäytännöt voivat muuttua. Hakijan on otettava yhteyttä uuden työn henkilöstöpäällikköön kyseistä työtä koskevista hakukelpoisuudesta, etuohjelmista ja henkilöstökäytännöistä.
Urasivustoa ei ole tarkoitettu jaettavaksi henkilölle tai taholle tai henkilön tai tahon käytettäväksi oikeudenkäyttöalueella tai maassa, jossa kyseinen jakaminen tai käyttö olisi vastoin paikallista lakia tai määräystä.
MUUTOKSET TÄHÄN SELOSTEESEEN
LeasePlan pidättää oikeuden muuttaa tätä selostetta milloin tahansa LeasePlanin, urasivuston tai alan tai oikeudellisten suuntausten muutosten huomioon ottamiseksi. Selosteen alussa on kohdassa ”Viimeisin versio” ilmoitettu, milloin seloste on viimeksi tarkistettu. Kaikki muutokset tulevat voimaan, kun tarkistettu seloste julkaistaan urasivustolla.
YHTEYDENOTTO TAI VALITUKSET
Jos sinulla on kysyttävää, pyyntöjä tai valituksia, ota LeasePlaniin yhteyttä yhteydenottosivun kautta.
Sähköpostiyhteydet eivät ole aina turvallisia, joten pyydämme, ettet sisällytä arkaluonteisia tietoja sähköpostiviesteihin.
MITEN VOIN KÄYTTÄÄ OIKEUTTANI PÄIVITTÄÄ TAI KORJATA ITSEÄNI KOSKEVIA TIETOJA TAI VASTUSTAA KYSEISTEN TIETOJEN KÄYTTÖÄ?
Voit sovellettavan lain sallimissa rajoissa pyytää pääsyä henkilötietoihisi, saada jäljennöksen henkilötiedoistasi, korjata tai poistaa ne tai rajoittaa niiden käsittelyä (soveltuvin osin), vastustaa niiden käsittelyä tai pyytää siirtämään henkilötiedot. Tee pyyntö ottamalla yhteyttä LeasePlaniin osassa ”Yhteydenotto tai valitus” esitetyllä tavalla. On syytä ottaa huomioon, että (muun muassa) urasivustolla tehtävän hakemusprosessin vuoksi LeasePlan ei ehkä ole velvollinen täyttämään pyyntöäsi (tai osaa siitä). Tässä tapauksessa LeasePlan ilmoittaa sinulle kirjallisesti, miksi se ei voi täyttää pyyntöä.
Pyynnössä on ilmoitettava selkeästi, mihin henkilötietoihin halutaan tutustua tai mitkä tiedot vaihtaa tai tuhota tai muutoin ilmoittaa, mitä rajoituksia henkilötietojen käyttöön LeasePlanilla halutaan tehdä.
Tietosuojasi varmistamiseksi täytämme pyynnöt vain pyynnössä ilmoittamaasi sähköpostiosoitteeseen liittyvien tietojen osalta. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön täyttämistä. On syytä panna merkille, että kyseiset pyynnöt eivät koske tiettyjä henkilötietoja sovellettavien tietosuojalakien tai muiden lakien ja määräysten nojalla.
Voit myös
- ottaa yhteyttä osoitteeseen corp-hr.services@leaseplan.com, jos sinulla on kysyttävää tästä selosteesta
- ottaa yhteyttä konsernin tietosuojavastaavaan ja eri yksikköjen tietosuojavastaaviin paikallisten verkkosivustojen kautta
- tehdä valituksen maasi tai alueesi tietosuojaviranomaiselle tai, jos kyse on väitetystä väärinkäytöksestä, tietosuojaviranomaisten luetteloon.